Reglement for politisk virksomhet i Melhus kommune 2024-2028

2.1 Formål

Reglementet har som formål å:
•    Gi retningslinjer for arbeidet i folkevalgte organer 
•    Gi ensartede og like retningslinjer for folkevalgte organer 
•    Gi oversikt over ansvar og myndighet for folkevalgte organer og administrasjon
•    Bidra til åpenhet i forvaltningen gjennom praktisering av møteoffentlighet og dokumentoffentlighet i tråd med gjeldende regelverk
•    Beskrive klagebehandling og omgjøring av vedtak 

2.2 Møteprinsippet 

Folkevalgte organer behandler saker og treffer vedtak i møter. Møter avholdes i samsvar med vedtatt møteplan og ellers når organets leder mener det er nødvendig, eller minst 1/3 av medlemmene krever det, jf. kommuneloven § 11-2.

2.3 Fjernmøter

I medhold av § 11-7 gir kommunestyret folkevalgte organer adgang til å avholde møter som fjernmøter. Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men kan se, høre og kommunisere med hverandre via tekniske hjelpemidler. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.

2.4 Møteoffentlighet

Møter i folkevalgte organ holdes for åpne dører såframt møtet ikke skal lukkes, jf. kommunelovens § 11-5. Folkevalgte organer har plikt til å lukke møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt, og når det behandles sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold, jf. prosedyrereglene i kommuneloven § 11-5. 

2.5 Møteinnkalling og sakliste

Leder av organet setter opp sakliste for det enkelte møte, i samarbeid med rådmannen og sekretariatet. 

2.6 Kunngjøring av møter

Møter i folkevalgte organ skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte, også hvis det antas at møtet vil bli helt eller delvis lukket etter § 11-5. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om når og hvor møte skal holdes, og om saklisten. Kunngjøring skal skje senest 7 dager før møtedagen dersom lov ikke pålegger en lengre kunngjøringsfrist. Innkalling og saksdokumenter legges ut på kommunens hjemmeside. Dette gjelder ikke dokumenter i saker som er unntatt offentlighet. Det sendes straks varsel til medlemmer og varamedlemmer per e-post om at dokumentene er tilgjengelige og om eventuelle endringer av dokumentene via kommunens systemer. 

2.7 Forfall til møter

Den som er valgt som medlem i et folkevalgt organ plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger «gyldig forfall», jf. Kommunelovens bestemmelser. Gyldig forfall er sykdom eller andre hindringer som gjør det umulig eller uforholdsmessig byrdefullt å møte jf. 2.7.1 Kriterier for forfall. Forfall meldes så snart som mulig til politisk sekretariat via kommunens varainnkallingsløsning som straks skal kalle inn varamedlem.
Varamedlem kalles inn i valgt nummerrekkefølge. Dersom medlem som har meldt forfall allikevel innfinner seg på møtet, skal varamedlemmet som lovlig har tatt sete i møtet, fortsette å delta i møtet, inntil den saken som var påbegynt da medlemmet innfant seg, er ferdigbehandlet. Tilsvarende gjelder om et varamedlem som i nummerrekkefølge står foran det varamedlemmet som er til stede, innfinner seg.
Dersom et medlem på grunn av lovlig forfall må forlate et møte etter at det er påbegynt, skal medlemmet straks melde fra til møteleder. Vararepresentant som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer da inn i stedet for vedkommende.
Forfall som avviker fra opplyste kriterier, vil ikke bli regnet som gyldig og gi trekk i representantens godtgjørelse. 

2.7.1 Kriterier for forfall

Sykdom:
Melding pr epost anses som tilstrekkelig om ikke kommunens system for møteinnkalling brukes. Det er ikke nødvendig med sykmelding fra lege eller ytterligere spesifisering av sykdommen.

Velferd:
Bestemmelsen gjelder såkalt «sterke velferdsgrunner». Som eksempler kan nevnes barnepass og tilsvarende omsorg for pleietrengende familiemedlemmer eller andre nærstående. Egne barns skoleavslutning og tilsvarende kan også godkjennes.

Bortreist:
Bestemmelsen gjelder når særlig lang reisetid eller reiseavstand gjør det uforholdsmessig belastende å dra til Melhus for å delta i ett enkelt møte. Det ytes skyssgodtgjørelse etter statens satser for utgifter ved kjøring til møter innkalt av Melhus kommune. I begrunnelsen skal det derfor fremgå reisetid eller andre forhold som gjør det «uforholdsmessig belastende» å komme seg til møtet.

Presserende arbeid:
Denne årsaken skal, som det framgår av begrepet, bare brukes i helt presserende tilfeller.
Kommuneloven fastslår at «arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er
nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer».
Melding om forfall grunnet presserende arbeid må derfor være godt begrunnet og meldt i
god tid før møtet slik at det kan vurderes i forkant.

2.8 Endring av partitilhørighet i valgperioden 

Representanter som endrer partitilhørighet i løpet av valgperiode, får ny partimarkering: Uavhengig. 
Har en uavhengig representant forfall, kalles det inn vararepresentant for det partiet ble valgt inn for, i den nummerorden vedkommende ble valgt. 

2.9 Habilitet 

De alminnelige reglene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder for kommunal forvaltning. I kommuneloven § 11-10 er det i tillegg gitt enkelte særregler om inhabilitet for folkevalgte og ansatte i kommunen.

Etter forvaltningslovens § 6 er en offentlig tjenestemann ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak når den folkevalgte selv er part i saken;
a)    når den folkevalgte er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken
b)    når den folkevalgte er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part
c)    når den folkevalgte er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte
d)    når den folkevalgte leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for: 
1. et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 
2. et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Likeså er når den folkevalgtes ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til den folkevalgtes upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for den folkevalgtes selv eller noen som den folkevalgte har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Det følger av særreglene i kommuneloven, at en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen eller fylkeskommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i henholdsvis kommunen eller fylkeskommunen. jf. kommuneloven § 11-10 første ledd.
Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd, er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av saken for klageinstansen jf. kommuneloven § 11-10, tredje ledd.

Det følger av de ordinære habilitetsreglene at tjenestemenn og folkevalgte i kommunen ofte vil være inhabile hvis de har en tilknytning til en sak eller sakens parter som er egnet til å skape tvil om de vil behandle saken på en objektiv og upartisk måte.
Den folkevalgte plikter selv snarest, og i god tid før møtet, å ta opp habilitetsspørsmålet med organets leder, med kopi til sekretariatet.
Vedkommende organ avgjør habilitetsspørsmålet, jf. forvaltningslovens § 8 andre ledd. Medlemmet selv deltar ikke i voteringen om egen habilitet.
Det kan frammes krav om statlig lovlighetskontroll av kommunale avgjørelser om habilitet jf. kommuneloven § 27-2 første ledd bokstav c.

Når en representant vet at dem er inhabil eller at det kan reises tvil om representantens habilitet, bør de så snart en har tatt imot innkallingen til møtet, melde fra til sekretariatet slik at varamedlem kan varsles og kalles inn.

2.10 Deltakelse fra administrasjonen 

Rådmannen har møte- og talerett i alle folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget. Rådmannen kan la en av sine underordnede utøve denne retten på sine vegne, jf. kommuneloven § 13-1 femte ledd.

2.11 Forberedelse av saker for folkevalgte organ 

Rådmannen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, jf. kommuneloven § 13-1 tredje ledd.

I saker som skal oversendes kommunestyret etter kommuneloven § 23-5 skal rådmannen gis anledning til å uttale seg før kontrollutvalget behandler saken. Saksframleggene skal være korte og oversiktlige og omfatte hovedproblemstillingene i saken. De fakta saken bygger på skal framgå, og med ei vurdering og drøfting.

Folkehelse-, miljømessige- og økonomiske vurderinger skal alltid framgå i saksframleggene.

Saksframleggene skal normalt inneholde forslag til vedtak fra rådmannen. Saker som skal behandles av flere politiske organer skal ha likelydende saksframstilling og innstilling fra rådmannen. 

Rådmannen kan ikke endre saksframstillingen etter at den politiske saksbehandlingen har startet. Hvis det er behov for å gi utfyllende opplysninger eller tilleggsutredninger, følger dette som notat knyttet til saken. Rådmannen skal opplyse beslutningsorganet om eventuelle ulovlige vedtak.

2.12 Sekretariatets oppgaver 

Rådmannen, eller den som blir bemyndiget, utfører sekretariatsfunksjonen for de folkevalgte organene. Sekretariatet har ansvaret for utsending og publisering av organets saksdokumenter, kunngjøring av møter, protokoll, møte-/protokollutskrifter og registrering av forfall i kommunens systemer. 
 

3.1 Møtestart 

Møter i folkevalgte organ ledes av utvalgets leder, eller om denne har forfall, av nestleder. Dersom begge har forfall velges møteleder ved flertallsvedtak, jf. kommuneloven § 11-2, 3. ledd. Blir det stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 

Møteleder registrerer, at de representanter og vararepresentanter som skal møte, er til stede og kontrollerer at møtet er vedtaksført. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av meldt forfall, eller rettmessigheten av innkalling av varamedlem, behandles dette før man går til sakslisten.

3.2 Forfall i møtet

Fra møtet er satt og til møtets slutt kan ingen av utvalgets medlemmer forlate møtet for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder. Dersom medlemmer får lovlig forfall i løpet av møtet og må forlate salen, skal vedkommende først melde fra til møteleder. Dersom medlemmet vet om delvis forfall til et oppsatt møte meldes dette snarlig til sekretariatet, som kaller inn varamedlem for delen av møtet det meldes forfall. 

3.3 Behandling av saker 

Sakene behandles i den rekkefølge som er nevnt i innkallingen, med mindre det politiske organet selv vedtar en annen rekkefølge.

Møteleder leser opp sakens nummer og tittel, redegjør for saken så vidt det anses nødvendig og presenterer innstillingen i saken fra rådmann/kommunedirektøren eller fra det underordnede organ som har behandlet saken.

Møteleder skal spesielt gjøre medlemmene oppmerksomme på tilleggsdokumenter, opplysninger mv. som ikke er sendt medlemmene på forhånd.

Spørsmålet om en sak som er satt opp på dagsordenen er tilstrekkelig utredet til å kunne avgjøres i det aktuelle møte, avgjør organet selv. Når en sak er satt opp på dagsordenen i innkallingen, kan ikke organets leder eller rådmann senere, før møtet eller i dette, trekke saken med den begrunnelse at den likevel ikke er moden for avgjørelse.

Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte saklisten, jf. kommuneloven §11-3 fjerde ledd.

Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under separat debatt og votering før man eventuelt går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av møteleder som saken uvedkommende, hvis ikke anførslene om sakens realitet er knyttet til en argumentasjon for eller imot utsettelse.

Dersom det fremmes en sak under møtet som ikke er satt opp på sakslisten fra før, skal denne behandles i neste påfølgende møte. 

Et folkevalgt organ kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på saklisten så fremt ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, så framt ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det, jf. kommunelovens § 11-3 femte ledd.

Vedtak må begrunnes etter minimumsbestemmelsene i forvaltningsloven §25, det vil si en mest mulig uttømmende redegjørelse for hvordan man har kommet fram til resultatet.

3.4 Spørsmål og interpellasjoner 

Alle medlemmer i folkevalgte organer kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten, jf. kommuneloven § 11-2 fjerde ledd. Loven gir verken møtelederen eller administrasjonen noen plikt til å følge opp med et fullstendig svar eller saksutredning dersom spørsmålet framsettes direkte i møtet. Spørsmål og interpellasjoner behandles etter de ordinære sakene på sakskartet.

Tidsbruken til spørsmålet og interpellasjoner bør ikke overstige 45 minutter ved hvert kommunestyremøte. 

Det skilles mellom
-    et grunngitt spørsmål som vanligvis er en forespørsel om et helt konkret forhold
-    interpellasjoner- hvor medlemmet tar opp prinsipielle forhold som hun eller han ønsker en avklaring på, eller en vurdering av. 

Alle spørsmål og interpellasjoner skal sendes skriftlig til ordfører, rådmannen eller gjeldende kommunalsjef, møteleder og sekretariatet som avgjør hvordan saken skal settes opp og hvordan saksbehandlingen skal foregå. 

Spørsmål av prinsipiell art, der det blir forutsatt mer omfattende svar og evt. debatt, blir behandlet som interpellasjon. Interpellasjoner skal meldes skriftlig minst 10 dager før møtet. Dersom interpellasjonen blir meldt senere enn 10 dager, kan møteleder nøye seg med et kortfattet foreløpig svar og ta saken opp til full behandling i neste møte. 

Ved behandlingen av interpellasjoner får interpellanten inntil fem minutters taletid til å framføre interpellasjonen. Etter at interpellasjonen er besvart, åpnes det for debatt der medlemmene kan få ordet kun én gang i maks 3 minutter. Det gis ikke anledning til replikker ved interpellasjoner. Samlet sett skal ikke behandlingen av hver interpellasjon ta mer enn 30 minutter.

Alle interpellasjoner tas inn i sakslista så frem disse ikke er uekte interpellasjoner (se pkt 3.4.1). Dersom interpellasjonen er kommet inn for sent, men blir likevel besvart, tas den inn i som referat i neste saksliste. Svar sendes ut sammen med utsendelse av møtereferatet.

Tidsbruken til spørsmål og interpellasjoner bør ikke overstige 45 minutter ved hvert kommunestyremøte.

3.4.1 Uekte interpellasjoner 

Når det i forbindelse med interpellasjon settes frem et forslag til vedtak som ønskes realitetsbehandlet, så gjelder reglene § 11-3 om saklisten og saksavvikling i kommuneloven.

Dersom interpellasjonen som sendes i forkant av møtet inneholder forslag til et slag vedtak som f.eks. at kommunestyret skal gi en uttalelse eller gjøre en bevilgning, er det ikke lenger en interpellasjon. Den vil være en «sak» som skal behandles etter § 11-3 første ledd. Enkeltmedlemmer har ikke rett til å kreve at denne typen sak settes på sakslisten, da retten kun gjelder for interpellasjoner/spørsmål.

3.4.2 Interpellasjoner med forslag til vedtak 

En interpellasjon kan inneholde forslag til vedtak. Forslag til vedtak som framsettes i forbindelse med en interpellasjon, skal som hovedregel oversendes til forberedende behandling i administrasjonen og eventuelt andre folkevalgte organ.

3.4.3 Spørsmål 

Et grunngitt spørsmål er ikke like omfattende som en interpellasjon, men det må omhandle en sak som naturlig hører inn under organets virkeområde. Grunngitte spørsmål skal være korte og sak kan ikke debatteres. Ved behandling av spørsmål, får spørsmålsstiller inntil fem minutters taletid, og muligheten til å stille ett kort oppfølgingsspørsmål innenfor taletiden. Møteleder kan enten besvare spørsmål selv, eller overlate dette til rådmannen. Møteleder eller den som svarer, får inntil fem minutters taletid. Svaret skal være skriftlig og det skal publiseres. Kun den som spør og den som svarer kan få ordet. Det fremmes ikke forslag i forbindelse med grunngitte spørsmål.

3.4.4 Frister for spørsmål og interpellasjoner 

For at et spørsmål eller en interpellasjon skal komme opp som en egen sak på sakslisten, må medlemmene sende det inn skriftlig og før sakslisten sendes ut. Fristen for å sende spørsmål og interpellasjoner til kommunestyret eller utvalg er fristen 10 dager før møtet. 
Medlemmene kan også stille muntlige spørsmål til møteleder i møtet. For at møtelederen og administrasjonen skal være best mulig forberedt til å svare, bør likevel spørsmålene sendes inn til gjeldende frister. Hvis saken ikke står på sakslisten, kan ikke medlemmet kreve å få svar i samme møte. 

3.5 Ordskifte

Møteleder spør om noen av medlemmene som er til stede vil ha ordet og talerne får ordet i den rekkefølgen de ber om det. Ber flere om ordet samtidig avgjør møteleder rekkefølgen.

Møteleder avgjør om innlegg skal holdes fra talerstolen. Møteleder må på talerstolen.

Talerne skal rette sine ord til møteleder og ikke til forsamlingen. Talerne skal holde seg til det saken eller til den del av saken debatten gjelder. Møteleder skal påse at det skjer. Møteleder må for øvrig ikke avbryte noen som har ordet.

Ønsker møteleder å delta i ordskiftet ut over innledende saksorientering og mer enn korte innlegg, skal møteledelsen overgis til varaordfører/nestleder/annen særskilt valgt møteleder.

Møteleder kan tillate replikkordskifte i tilknytning til siste talers innlegg. Det tillates maksimalt to replikker per innlegg. Den enkelte replikk begrenses til maksimalt 1 minutt. Den som forårsaket replikken, kan svare på innleggene med en replikk på maksimalt 1 minutt. 

Utvalget kan når som helst og med alminnelig flertall vedta at taletiden skal begrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det med alminnelig flertall gjøres unntak for ordfører, gruppeledere og rådmannen. Taletid for innlegg holdt i kommunestyremøter settes til ordinære 2 minutt og replikk til 1 minutt.
Ordskiftet er avsluttet når ingen flere medlemmer har bedt om ordet, eventuelt når de som har tegnet seg innen det ble satt strek for ordskiftet, har hatt ordet. Etter at strek er satt, kan ingen som har tegnet seg få ordet. Finner utvalget at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å avslutte debatten om saken.

3.6 Gruppemøter

Både før og under behandlingen av en sak kan møteleder, eller etter forslag fra gruppelederne, gi tillatelse til gruppemøter på maksimalt 15-20 minutter. 

3.7 Forslag og merknader 

Forslag i sak som er tatt opp til behandling skal utformes skriftlig, skrives under av den som setter det frem, og leveres til møtelederen og møtesekretær. Forslag om personer som skal velges eller tilsettes, kan likevel fremlegges skriftlig. Dette gjelder også forslag om at saker som står på saklista, skal utsettes eller sendes tilbake til underordnede politiske organ. Rådmannen eller den som møter på rådmannens vegne har talerett, men ikke formell forslagsrett. Evt. forslag fra rådmannen må derfor tas opp og fremmes av personer som har formell forslagsrett i henhold til dette reglementet.
Møteleder skal ta opp igjen og referere fremsatte forslag før avstemming skjer. Møteleder kan sørge for at forslag blir sendt ut på epost opp for gjennomlesning før avstemmingen.

3.8 Avstemning 

Når ordskiftet er ferdig, sier møteleder fra om at saken tas opp til avstemning. Møteleder refererer de fremsatte forslag. Fra da av og til saken er avgjort ved avstemning, skal det ikke tillates ordskifte om saken, eller settes fram nye forslag. Det er heller ikke adgang til å ta opp noen annen sak til behandling.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møteleder frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene.

Dersom forslag til vedtak i en sak inneholder flere punkter, kan en representant kreve punktvis avstemming.

Bare de som er møtende representanter i organet og som er i salen når saken blir tatt opp til avstemming, har stemmerett. Med unntak av saker som gjelder valg og tilsettinger der det er anledning til å stemme blankt, jf. kommuneloven § 40 nr. 2, har medlemmene plikt til å stemme. Medlemmene kan ikke forlate salen før avstemmingen er avsluttet.

Avstemninger gjennomføres på en av følgende måter:
•    Ved stilltiende godkjenning når ingen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.
•    Ved at møteleder oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å vise stemmetegn. Når møteleder bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontra votering. 
•    Ved at det stemmes alternativt over to forslag. Dersom det ene forslaget er innstillingen, er det vanlig at møteleder ber om at de som stemmer for innstillingen forholder seg i ro, mens de som stemmer for det alternative forslaget viser det ved stemmetegn. Navneopprop skal benyttes når møtelederen eller en av representantene krever det, og forslaget får støtte fra minst 1/3 av representantene.
•    Dersom det ved avstemming oppstår likt stemmetall, gjelder følgende:

         •    ved likt stemmetall i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende, jf. kommuneloven § 35 nr. 1, siste setning.
         •    ved likt stemmetall under valg, jf. kommuneloven § 37 og § 38, blir saken avgjort ved loddtrekning.
         •    For behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett i kommunestyret, gjelder kommuneloven § 14-3. 

For valg av leder og nestleder for folkevalgte organer og for valg av medlemmer av nemder gjelder særlige regler, jf. kommuneloven kap. 7.

3.8.1 Prøveavstemning 

Før endelig avstemming i en sak, kan organet holde prøveavstemning. Denne avstemmingen er ikke bindende. Er innstillingen, eller det forslaget som ligger frem, delt opp i poster eller paragrafer, bør det til vanlig først stemmes foreløpig over hver post eller paragraf, og så - med eller uten prøveavstemning også her - stemmes over hele innstillingen eller hele forslaget.

3.9 Møtebok

Det skal føres protokoll (møtebok) over forhandlinger i folkevalgte organer, jf. kommuneloven § 11-4. Protokollen skal inneholde:

•    møtested, dato og tid
•    frammøtte medlemmer med partimarkering
•    fraværende medlemmer med partimarkering
•    møtende varamedlemmer med partimarkering
•    saksliste nummerert i rekkefølge for kalender året og sakstittel
•    eventuelle merknader til innkalling og saksliste
•    godkjenning av protokoll fra forrige møte. Dette gjøres i slutten av hvert møte.

Møtebehandlingen i den enkelte saken:

•    innkomne forslag 
•    avstemning 
•    vedtak
•    ved vedtak om lukking av møtet skal hjemmel for vedtaket tas inn 
•    ved inhabilitet må organets behandling samt hjemmel framkomme
•    trer noen til eller fra under forhandlingen protokollføres dette.

Møtebok skal ellers vise gangen i saksforberedelsen og at organet har fulgt gjeldende lover og reglement. Sakene skal protokollføres etter nummerorden for hvert kalenderår. Hver sak skal ha saksnavn som lett gir opplysning om hva saken gjelder. Den fremlagte innstillingen fra formannskap/utvalg m.m. og fremsatte forslag i møtet skal protokollføres. Det samme gjelder alle realitetssavstemminger og hva det enkelte parti har stemt.

En representant eller et mindretall skal ha anledning til en kort protokolltilførsel og redegjøre for sitt avvikende syn i en sak. Det er en forutsetning at anmodning om slik protokolltilførsel fremsettes i møtet, slik at den er en del av forhandlingene, som de andre medlemmene kan forholde seg til. Dersom protokolltilførselen har en sjikanerende form, kan organet nekte den inntatt.

Møtelederen og 2 medlemmer valgt av og blant organets sine medlemmer og som var til sted under møtet, skriver under møteboken
Møteboken distribueres elektronisk til medlemmene, varamedlemmer og offentlighet via kommunens hjemmesider. 

3.10 Åpen spørretime for andre enn kommunestyrets medlemmer

Før kommunestyrets møte settes kan det gjennomføres inntil 30 minutter offentlig spørretid i møtesalen. Alle personer bosatt i Melhus kan stille spørsmål. Kommunestyrets medlemmer kan ikke delta med spørsmål. Spørsmålene bør være korte og må gjelde kommunale forhold. Personlige saker, saker under ordinær klagebehandling og saker som er unntatt offentlighet skal ikke tas opp, og vil bli avvist. Spørsmål skal leveres ordfører 10 virkedager før møtet avholdes. Ordningen gjelder ikke for møter der en behandler årsbudsjett og økonomiplan. 

Spørsmålsstiller skal selv framføre spørsmålet fra talerstolen. Spørsmålsstiller har inntil 5 minutter til å legge fram spørsmålet. Spørsmålene besvares av ordfører eller den ordfører utpeker. Etter at spørsmålet er besvart kan det gis en replikk hver til spørsmålsstiller og den som besvarer.
 

4.1 Formål 

Formålet med delegeringsreglement er å:
•    plassere avgjørelsesmyndigheten/bemyndigelse til et hensiktsmessig nivå og legge til rette for effektive og gode demokratiske vedtaksprosesser 
•    sikre politisk styring i alle overordnede og prinsipielle saker 
•    på en tydelig måte vise skillelinjer mellom politisk og administrativt ansvar og myndighet
•    sikre en effektiv, fleksibel og handlekraftig administrasjon og gi ledere nødvendig myndighet

4.2 Delegering 

Kommunestyret er det øverste organet i kommunen, og treffer vedtaket på vegne av kommunen, hvis ikke noe annet følger av lov jf. Kommuneloven § 5-3 første og andre ledd. 

Kommunestyret kan delegere myndighet til å treffe vedtak til andre folkevalgte organet, ordføreren eller rådmannen, innenfor rammen av denne lov eller annen lov jf. Kommuneloven § 5-3 tredje ledd. 

All delegert myndighet skal utøves i henhold til lover, forskrifter gitt av overordnet organ, og innenfor rammer og forutsetninger i samfunnsplanen og annet planverk, samt årsbudsjett og handlings- og økonomiplan.

Ved delegering beholder den som delegerer, sin overordnede myndighet, både til å tilbakekalle delegeringsfullmakten, til å gi instrukser om hvordan den tildelte avgjørelsesmyndigheten skal utøves - generelt eller i den enkelte sak og til å omgjøre vedtak truffet i medhold av delegeringsvedtak så langt ikke private parters interesser er til hinder for dette.

All videredelegering av delegert myndighet skal skje skriftlig.

Når de viktigste, skjønnsmessige sidene av den aktuelle avgjørelsen må anses klarlagt i politiske vedtak og planer, instrukser, regelverk, reglement eller tidligere praksis, anses saken ikke å være av prinsipiell betydning.

Ved tvil om en sak er av prinsipiell betydning, eller ved tvil om hvordan den politiske saksgangen skal være, ligger ansvaret for å avklare dette hos kommunedirektør og ordfører.

4.3 Delegering til andre rettssubjekter 

For saker som gjelder lovpålagte oppgaver, kan kommunestyret delegere myndigheten til å treffe vedtak til andre rettssubjekter, så langt lovgivningen åpner for det jf. kommuneloven § 5-4 første ledd.

For andre saker kan kommunestyret delegere myndighet til å treffe vedtak til andre rettssubjekter, hvis saken ikke har prinsipiell betydning jf. kommunelovens § 5-4 andre ledd.

4.4 Tilbakekalling av delegert myndighet

Delegert myndighet kan når som helst trekkes tilbake. Overordnet organ kan kreve å få seg forelagt enhver sak som et underordnet organ har til behandling etter delegert fullmakt. Dersom endelig vedtak ikke er fattet, kan det delegerende organ selv fatte vedtak i saken. Tilsvarende prinsipp gjelder ved administrativ delegering.

4.5 Rett til å unnlate bruk av delegert fullmakt

Den som har fått delegert myndighet, kan overlate til det overordnede organ å fatte avgjørelse i spesielle saker.

4.6 Mindretallsanke

I saker hvor utvalget er delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 1/3 av utvalgets medlemmer innen møtets slutt, forlange saken framlagt for kommunestyret.

4.7 Uklar myndighet

Uklarhet om et utvalg har delegert avgjørelsesmyndighet i en sak, avgjøres av utvalget selv ved vanlig flertall. Et vedtak om å bruke delegert.

4.8 Lovlighetskontroll

Det følger av kommuneloven § 27-1 at minst tre medlemmer av kommunestyret sammen kan kreve at staten kontrollerer om et vedtak er lovlig. Et slikt krav må frammes innen tre uker fra vedtaket ble truffet jf. fristreglene i forvaltningsloven § 30. Kravet skal settes fram for det organet som traff vedtaket. Hvis organet opprettholder hele eller deler av sitt vedtak, skal saken sendes for overprøving til departementet.

Kommunal- og arbeidsdepartementet har i forskrift av 2019 nr. 1096 delegert denne myndigheten. Forskriftens korttittel er “Delegering av myndighet etter kommuneloven, inndelingslova og forvaltningsloven”. Statsforvalter gis her fullmakt til å føre lovlighetskontroll med kommunale vedtak etter reglene i kommuneloven kapittel 27, med unntak av vedtak etter kirke- og gravplasslovgivningen. Lovlighetsklager på kommunale vedtak etter kirke- og gravplasslovgivningen skal bringes inn for det ansvarlige departementet.

Statsforvalteren og de enkelte departementenes fullmakt til å føre lovlighetskontroll med henholdsvis kommunale og fylkeskommunale vedtak gjelder tilsvarende ved lovlighetskontroll ved vertskommunesamarbeid som nevnt i kommunelovens § 20-7.

Det følger av kommuneloven § 27-2 første ledd at følgende kan lovlighetskontrollers:

a)    endelige vedtak som er truffet av et folkevalgt organ eller den kommunale administrasjonen
b)    vedtak om et møte skal holdes for åpne eller lukkede fører
c)    vedtak som gjelder spørsmål om habilitet

Det følger av kommuneloven § 27-2 andre ledd at følgende ikke kan lovlighetskontrollers:

a)    andre prosessledende avgjørelser enn de som er omtalt i første ledd, bokstav b og c
b)    vedtak om ansettelse, oppsigelse eller avskjed
c)    spørsmål om et vedtar er i strid med bestemmer gitt i eller i samsvar med lov om offentlige anskaffelser
 

Kommunen er en politisk styrt organisasjon. Som hovedprinsipp innebærer dette at relevant politisk organ skal fatte nødvendige overordnede vedtak, foreta retningsvalg, vedta budsjett og foreta prinsipielle avklaringer innen de rammer som er trukket i dette reglementet. 

5.1 Kommunestyret 

Valg og sammensetning 

Melhus kommunestyre har, etter vedtak av Melhus kommunestyre, 37 representanter, jfr. kommuneloven § 5-5 som velges for fire år. Om plikt til å ta imot valg og å delta i kommunestyret o.a. kommunale organ, gjelder reglene i kommuneloven § 8-1.

Arbeids- og ansvarsområde

Kommunestyret behandler og treffer vedtak i alle saker, så langt ikke annet følger av lov eller delegeringsvedtak. Kommunestyret kan forlange enhver sak framlagt til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret kan omgjøre vedtak fattet av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kan omgjøre vedtaket selv.

Kommunestyret kan delegere myndighet når kommuneloven ikke bruker uttrykket «kommunestyret selv», eller når særlov gir myndighet direkte til kommunestyret.
Kommunestyret skal med dette som utgangspunkt bl.a.:

•    På grunnlag av prinsippdebatter, analyser og temadebatter velge satsingsområder og prioritere tiltak.
•    Oppnevne styrer, råd og utvalg.
•    Oppnevne representanter til interkommunale foretak.
•    Behandle/beslutte opprettelse av stiftelser.
•    Fatte vedtak om nytt medlem ved fritak fra verv.
•    Behandle økonomiplan- og budsjettforslag etter innstilling fra formannskapet og fatte vedtak i disse.
•    Behandle kommuneplan, organisasjonsplaner og andre overordnede planer.
•    Bestille og behandle temautredninger fra utvalgene.
•    Fastsette retningslinjer for administrativ saksbehandling.
•    Vedta personalpolitiske retningslinjer.
•    Vurdere resultatrapporter fra administrasjonen.
•    Fatte vedtak om finansieringsmåte ved investeringer.
•    Omdisponere investeringsmidler.
•    Fastsette skatter, avgifter og betalingssatser.
•    Fastsette størrelsen på godtgjøring til folkevalgte.
•    Vedta rammen for sysselsettingstiltak.
•    Behandle søknader om bevillinger for salg/skjenking av alkoholholdige drikkevarer.
•    Fatte beslutning om grunnerverv.
•    Ansette rådmann og ha personalforvaltningsansvar for denne.

Kommunestyret fatter selv beslutning i alle saker som etter lov skal behandles av kommunestyret selv, og saker som ikke er delegert til annet folkevalgt organ eller administrasjonen i henhold til delegasjonsreglement. Delegert myndighet er å finne i delegeringsreglementet.

5.2 Formannskapet 

Valg og sammensetning 

Formannskapet består av 11 medlemmer. Formannskapet velges av og blant kommunestyrets medlemmer for 4 år av gangen, jf. kommuneloven § 5-6. Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til formannskapet. Ordfører og varaordfører skal være faste medlemmer i formannskapet.

Ansvar- og myndighetsområde

Formannskapet har, på kommunestyrets vegne og etter bestemmelser i kommuneloven, ansvar for å samordne arbeidet med de ulike plan- og økonomidokumenter samt å avgi innstilling i organisasjons-, plan-, og økonomisaker til kommunestyret.

Formannskapet er fast utvalg for plansaker etter plan- og bygningsloven § 3.3, og har ansvaret for plansaker etter lovens kapittel 10 til 12.

Formannskapet er valgstyre etter § 4-1 i valgloven. Formannskapet er klagenemnd etter § 28 andre ledd i forvaltningsloven.

Formannskapet innstiller til vedtak om økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning, jf. kommuneloven § 14-3 tredje ledd.

Formannskapet innstiller til kommunestyret i saker som gjelder sektorovergripende planer, -reglementer og -retningslinjer, og andre saker som ikke er lagt til andre organ

Formannskapet skal innenfor disse arbeidsområder:
•    Utarbeide nødvendige sektorplaner for sitt ansvarsområde.
•     Behandle økonomisaker etter til enhver tid gjeldende retningslinjer i kommunens økonomireglement.
•    Avgi uttalelser og fatte vedtak innenfor sitt myndighetsområde.
•    Foreta temautredninger bestilt av kommunestyret eller ordføreren.
•    Bestille utredninger og grunnlagsmateriell fra administrasjonen.
•    Rapportere til kommunestyret gjennom årsmeldingen.

Delegert myndighet

Kommunestyret delegerer følgende myndighet til formannskapet. Formannskapet har innstillingsrett på saker innenfor sitt saksområde som skal vedtas av kommunestyret. Formannskapet kan delegere saker til rådmannen. Formannskapet er kommunens høringsinstans i saker som ikke faglig ligger under et annet utvalg, og som kommunestyret ikke selv skal behandle eller ber om å bli forelagt Formannskapet er underinstans ved vurdering av klager i saker innenfor Formannskapets saksområde som er avgjort av rådmann etter delegert myndighet. 

Formannskapet kan delegere saker til rådmannen. Formannskapet er kommunens høringsinstans i saker som ikke faglig ligger under et annet utvalg, og som kommunestyret ikke selv skal behandle eller ber om å bli forelagt. 

Kommuneloven

Formannskapet behandler forslag til budsjett, økonomiplan, årsregnskap og skattevedtak og gir innstilling til kommunestyret etter § 14-3. I tillegg behandler formannskapet alle overordnede og sektorovergripende planer og innstiller til kommunestyret. 

Formannskapet gis myndighet til å treffe vedtak i hastesaker etter § 11-8. 

Formannskapet gis myndighet til å foreta suppleringsvalg for andre organer enn formannskapet etter § 7-10.

Plan- og bygningsloven

Formannskapet delegeres vedtaksmyndighet i prinsipielle saker etter plan- og bygningsloven som omhandler planarbeid. Dette gjelder for følgende planer:

Kommuneplaner

Formannskapet behandler og innstiller til kommunestyret på kommunal planstrategi, kommunens arealdel og kommuneplanens samfunnsdel etter §§ 10-1, 11-1 og 11-2. 

Formannskapet delegeres myndighet til å vedta mindre endringer av planprogram etter § 11-13, 2. ledd. 

Formannskapet delegeres myndighet til å vedta planprogram for reguleringsplaner med vesentlige virkninger etter § 12-9, 3. ledd. 

Reguleringsplaner

Formannskapet har myndighet til å vedta mindre reguleringsplaner etter § 12-12, 2. ledd. 

Formannskapet delegeres myndighet til å treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplaner etter § 12-14, 2. ledd. 

Formannskapet delegeres myndighet til å treffe vedtak i både plansak og byggesak der søknad om rammetillatelse følger forslag til reguleringsplan etter § 12-15. 

Formannskapet delegeres myndighet til å dispensere fra plan og planbestemmelser, samt fastsette retningslinjer for bruk av administrativ fullmakt til å dispensere fra samme bestemmelse etter § 19-2. 

Utbyggingsavtaler

Formannskapet behandler saker vedrørende utbyggingsavtaler som ikke er delegert til rådmannen. 

Valgloven

Formannskapet er kommunens valgstyre. Kommunestyret delegerer sin avgjørelsesmyndighet etter valgloven § 4-2 og § 9-3 til valgstyret. 

Saker etter andre særlover

Formannskapet delegeres avgjørelsesmyndighet i saker som er delegert til kommunen, og som ikke er forbeholdt av kommunestyret eller ved lov, forskrift eller reglement er lagt til annet fast utvalg eller er delegert til rådmannen.

5.3 Utvalg for teknikk og miljø (UTM)

Valg og sammensetning

Utvalget består av 11 medlemmer. Flertallet av medlemmene i utvalget bør velges blant kommunestyrets medlemmer.

Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, leder og nestleder skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Faller leder fra, eller løses fra vervet, skal det velges ny leder selv om det er valgt nestleder.

Medlemmer av formannskapet kan ikke velges som utvalgsmedlemmer.

Utvalgets ansvars- og myndighetsområde

Utvalget har, på kommunestyrets vegne og innenfor de rammer som er fastsatt i kommunens delegeringsreglement, det politiske ansvar for følgende fagområder:
•    Arealplanlegging
•    Bygge- og delesaker
•    Miljø
•    Veg, vann og avløp
•    Landbruk
•    Samferdsel og trafikksikkerhet
•    Kommunale boliger/husbanksaker
•    Vilt-/ fiskeforvaltning 

Utvalget skal:

•    Være kommunens trafikksikkerhetsutvalg
•    Innstille til vedtak i saker som skal til overordnet politisk behandling innenfor fagområdene til tekniskdrift 

Utvalget plikter å orientere seg om til enhver tid gjeldende ansvarsområder og konsekvenser av sitt lovmessige forvaltningsansvar.

Delegert myndighet 

I medhold av kommuneloven § 5-3, delegerer kommunestyret til Utvalg for teknikk og miljø (UTM) myndighet til å treffe avgjørelser innenfor utvalgets arbeids- og ansvarsområde i alle saker som det er adgang til å delegere i henhold til kommunelov og særlov.

Utvalg for teknikk og miljø kan etter kommunelovens § 5-7 tredje ledd, opprette et arbeidsutvalg med medlemmer som er valgt blant medlemmene i utvalget.

Den generelle delegeringen gjelder likevel ikke slike saker som gjelder:
•    Forhold som krever samordnet behandling for flere sektorer
•    Fastsettelse av regler og generelle retningslinjer om alle forhold som kan berøre flere sektorer i kommunen
•    Personalsaker

5.4 Utvalg for helse, oppvekst og kultur (UHOK)

Valg og sammensetning

Utvalget består av 11 medlemmer. Flertallet av medlemmene i utvalget bør velges blant kommunestyrets medlemmer.
Kommunestyret velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget. Leder og nestleder skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Faller leder fra, eller løses fra vervet, skal det velges ny leder selv om det er valgt nestleder. Medlemmer av formannskapet kan ikke velges som utvalgsmedlemmer.

Ansvars- og myndighetsområde

Utvalget har, på kommunestyrets vegne, og innenfor de rammer som følger av kommunens delegeringsreglement, det politiske ansvar for følgende fagområder:
•    Oppvekst- skole/SFO og barnehage
•    Helse og mestring
•    Sosial
•    Kultur, fritid og frivillighet 

Utvalget skal:

•    Fastsette utleieregler for kommunale kultur- og fritidsanlegg
•    Utøve vedtaksmyndighet vedrørende kommunale tilskudd-/garantier til kulturelle arrangementer innenfor retningslinjer og økonomiske rammer fastsatt av formannskapet
•    Innstille til vedtak for videre behandling i saker innenfor utvalgets fagområder
Utvalget plikter å orientere seg om til enhver tid gjeldende ansvarsområder og konsekvenser av sitt lovmessige forvaltningsansvar.

Delegert myndighet 

I medhold av kommuneloven § 5-3, delegerer kommunestyret til Utvalg for helse, oppvekst og kultur myndighet til å treffe avgjørelser innenfor utvalgets arbeids- og ansvarsområde i alle saker som det er adgang til å delegere i henhold til kommunelov og særlov.

Utvalg for helse, oppvekst og kultur kan etter kommunelovens § 5-7 tredje ledd, opprette et arbeidsutvalg med medlemmer som er valgt blant medlemmene i utvalget.

Den generelle delegeringen gjelder likevel ikke slike saker som gjelder:

•    Forhold som krever samordnet behandling for flere sektorer
•    Fastsettelse av regler og generelle retningslinjer om alle forhold som kan berøre flere sektorer i kommunen
•    Personalsaker

5.5 Kontrollutvalget

Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan.

Kontrollutvalget skal gjennom sitt arbeid øke den allmenne tillit til at kommunale oppgaver blir ivaretatt på en måte som sikrer åpenhet og hjelpsomhet, likebehandling og rettsikkerhet.

Valg og sammensetning

Kontrollutvalget i Melhus kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Lederen kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordføreren. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer jf. Kommuneloven § 23-1.

Kontrollutvalgets oppgaver

Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven § 23-2, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning.

Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført:

•    Regnskapsrevisjon – påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp.
•    Forvaltningsrevisjon – utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatet til kommunestyret.
•    Eierskapskontroll – utarbeide plan for eierskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper.
•    Valg av revisjonsordning – kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor.
•    Budsjett – utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen

For utfyllende informasjon om kontrollutvalget arbeid vises til gjeldende reglement for kontrollutvalget. 

5.6 Administrasjonsutvalget

Valg og sammensetning

Administrasjonsutvalget er et partssammensatt utvalg i henhold til kommunelovens § 25.

Administrasjonsutvalget består av 9 medlemmer. 6 av medlemmene i utvalget skal velges blant kommunestyrets medlemmer og 3 medlemmer skal velges av arbeidstakerne. For arbeidsgivers representanter skal det velges 1 personlig varamedlem for hvert medlem. Ansatte representanter velges for to år av gangen.

5.7 Melhus eldreråd 

5.7.1 Formål

Melhus eldreråd er opprettet i henhold til «Lov om kommuner og fylkeskommuner eldreråd av 22.06.2028» jf. § 5-12 og i henhold til «Forskrift om kommunale og fylkeskommunale råd for eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom».

Formålet er å sikre en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning fra eldre gjennom eldrerådet i alle saker som gjelder dem.

5.7.2 Oppgaver

Melhus eldreråd er et rådgivende organ for kommunen.

Rådet har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder eldre. Slike saker skal kommunestyret eller andre folkevalgte organer forelegger for rådene.

Kommunestyret skal etablere rutiner som sikrer at rådet mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandling, at uttalelsene fra rådet har mulighet til å påvirke utfallet av sakene. Rådet kan også ta opp saker på eget initiativ. Uttalelsene skal følge saksdokumentene til det kommunale organet som avgjør saken endelig.

Rådet skal ikke behandle saker som gjelder avgjørelser overfor enkeltpersoner. Kommunestyret kan gi rådet myndighet til å fordele bevilgninger.

Kommunestyret kan gi medlemmer av rådene møte- og talerett i folkevalgte organer.

5.7.3 Sammensetning og organisering

Kommunestyret vedtar sammensetningen av eldrerådet. De bestemmer også hvor mange medlemmer og varamedlemmer rådene skal ha.

Organisasjoner som representerer henholdsvis eldre har rett til å fremme forslag om medlemmer til det rådet som representerer deres interesser.

Rådet velger selv sin leder og nestleder blant medlemmene.

Rådet skal gis tilstrekkelig hjelp fra sekretariatet.

Rådet har rett til å uttale seg før kommunestyret og fylkestinget før det fastsettes saksbehandlingsregler og vedtar budsjett for dem.

5.8 Råd for personer med funksjonsnedsettelse 

5.8.1 Formål

Råd for personer med funksjonsnedsettelse er opprettet i henhold til «Lov om kommuner og fylkeskommuner eldreråd av 22.06.2018» jmf §5-12 og i henhold til «Forskrift om kommunale og fylkeskommunale råd for eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom» i 2019.Formålet er å sikre en bred, åpen og tilgjengelig medvirkning fra funksjonshemmede gjennom Råd for personer med funksjonsnedsettelse i alle saker som gjelder dem.

5.8.2 Oppgaver 

Råd for personer med funksjonsnedsettelse er rådgivende organ for kommunen. 
Rådet har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder personer med funksjonsnedsettelse. Slike saker skal kommunestyret eller andre folkevalgte organer forelegge for rådene.

Kommunestyret skal etablere rutiner som sikrer at rådet mottar sakene på et så tidlig tidspunkt i saksbehandlingen, at uttalelsene fra rådet har mulighet til å påvirke utfallet av saken. Rådet kan også ta opp saker på eget initiativ. Uttalelsene skal følge saksdokumentene til det kommunale organet som avgjør saken endelig. 

Rådet skal ikke behandle saker som gjelder avgjørelser overfor enkeltpersoner. Kommunestyret kan gi rådet myndighet til å fordele bevilgninger. 

Rådet skal hvert år utarbeide årsmelding som skal legges frem for kommunestyret. Kommunestyret kan gi medlemmer av rådet møte- og talerett i folkevalgte organer.

5.8.3 Sammensetning og organisering 

Kommunestyret vedtar sammensetningen av rådet. De bestemmer også hvor mange medlemmer og varamedlemmer rådene skal ha. 
Organisasjoner som representerer personer med funksjonsnedsettelser har rett til å fremme forslag om medlemmer til det rådet som representerer deres interesser.

Rådet velger selv sin leder og nestleder blant medlemmene. 

Rådet skal gis tilstrekkelig sekretariatshjelp. Rådet har rett til å uttale seg før kommunestyret og fylkestinget setter ned et sekretariat, fastsetter saksbehandlingsreglene og vedtar budsjett for dem.
 

6.1 Valg av ordfører og varaordfører

Kommunestyret velger selv ordfører og varaordfører blant formannskapets medlemmer, jf. kommuneloven § 6-2. Den som velges må før valget ha samtykket til å stille til valg.

Hvis ordfører trer midlertidig ut av vervet, rykker varaordfører opp som ordfører. En ny varaordfører skal da velges midlertidig. Hvis ordføreren trer endelig ut av vervet, skal det velges ny ordfører.

6.2 Ordførers myndighet og oppgaver    

Ordførers myndighet og oppgaver framgår av kommuneloven § 6-1. Ordfører er møteleder i kommunestyret og formannskapet.

Ordfører er kommunens rettslige representant, og underskriver på kommunens vegne, hvis ikke myndigheten er tildelt andre, jf. § 6-1 andre ledd. Denne myndigheten er delegert til rådmannen.

Ordfører, eller den ordfører utpeker, møter på kommunens vegne i generalforsamlinger, årsmøter og lignende, der det ikke er oppnevnt særskilte representanter som har fått slik møte- og representasjonsrett.

Ordfører har møte-, tale- og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer. I kontrollutvalget har ordføreren likevel bare møte- og talerett. Ordfører har bare stemmerett i organer der han eller hun er valgt medlem. Ordfører kan la et annet medlem av kommunestyret representere seg i de organene som han eller hun ikke er medlem av, jf. kommuneloven § 6-1.

6.3 Delegert myndighet til ordfører

Ordfører er kommunens rettslige representant og underskriver på kommunens vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre i henhold til kommuneloven § 6-1, 2. ledd. 

Som rettslig representant skal ordfører motta forkynnelser på vegne av kommunen jf. domstolloven § 191 og tvisteloven § 2-5. 

Ordfører forhandler på vegne av Kommunestyret, rådmannens lønn, sammen med varaordfører og opposisjonsleder. 

Kommunestyret delegerer anvisningsmyndighet til ordfører i de tilfeller rådmannen er inhabil. 

Kommunestyret delegerer myndighet til å avgjøre permisjonssøknader for folkevalgte til ordfører. Dette innebærer ikke søknad om permisjon fra politiske verv.
Ordføreren representerer Melhus kommune ved generalforsamlinger, årsmøter og lignende der kommunen skal være representert, og hvor det ikke særskilt er oppnevnt andre. Ordføreren kan gi andre myndighet til å delta.

•    Ordfører avgjør om en sak er av prinsipiell betydning i samråd med rådmannen, dersom det ikke klart fremgår av reglement for delegering. Saken tas opp til vurdering i formannskapet, og om nødvendig, til kommunestyret.
•    Bygdeallmenningsloven
•    Domstolloven
•    Forurensingsforskriften 
•    Tinglysingsloven
•    Tvisteloven

6.4 Varaordfører

Varaordfører møter med møte-, forslags- og talerett som ordførers representant i de kommunale organ som ordfører bestemmer, jamfør kommuneloven § 6-1, tredje ledd. Varaordfører overtar oppdrag etter avtale og samarbeid med ordfører.

Varaordfører trer inn for ordfører dersom ordfører midlertidig trer ut av sitt verv. Trer ordfører endelig ut av sitt verv, skal det foretas nyvalg, jf. kommuneloven § 6-2, fjerde ledd. Varaordfører representerer kommunen etter avtale med ordfører.
 

7.1 Myndighet og oppgaver

Delegering av myndighet fra kommunestyret til rådmannen.

Rådmannen skal lede den samlete kommunale administrasjonen, med de unntak som følger av lov, og innenfor de instrukser, retningslinjer eller pålegg kommunestyret gir, jf. kommuneloven § 13-1 andre ledd.

Rådmannen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, jf. kommuneloven § 13-1, tredje ledd.

Rådmannen skal til vanlig innstille i saker som legges fram for det første folkevalgte organet som behandler en sak, med unntak der innstillingsmyndigheten er lagt til annet organ, jf. reglementets pkt. 5.2.

Rådmannen skal påse at vedtak som treffes av folkevalgte organer, blir iverksatt uten ugrunnet opphold. Hvis rådmannen blir oppmerksom på faktiske eller rettslige forhold som har sentral betydning for iverksettingen av vedtaket, skal rådmannen gjøre det folkevalgte organet oppmerksom på dette på en egnet måte, jf. kommuneloven § 13 fjerde ledd.

Rådmannen har møte- og talerett i alle kommunale folkevalgte organ, med unntak av kontrollutvalget. Rådmannen kan la en av sine underordnede utøve denne retten på sine vegne, jf. kommuneloven § 13 femte ledd.
Et folkevalgt organ kan gi rådmannen myndighet til å treffe vedtak i saker som ikke har prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret har bestemt noe annet, jf. kommuneloven § 13 sjette ledd.

Rådmannen har det løpende personalansvaret for den enkelte, inkludert ansettelse, oppsigelse, suspensjon, avskjed og andre tjenstlige reaksjoner, hvis ikke noe annet er fastsatt i lov, jf. kommunelovens § 13-1 sjuende ledd.

Rådmannen kan videredelegere myndighet i administrasjonen såframt delegeringsvedtak ikke bestemmer noe annet. All videredelegering skal være skriftlig.

7.2 Ansvar- og arbeidsområde

Rådmannen har som øverste leder for kommunens administrasjon, et særlig ansvar for å:

•    Påse at saker som legges fram for folkevalgte organ, er forsvarlig utredet, som skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak. 
•    Gjennomføre og iverksette beslutninger og vedtak i folkevalgte organer.
•    Sørge for god forvaltning og effektiv bruk av kommunens økonomiske ressurser.
•    Sørge for at internkontrollen er systematisk, med nødvendige rutiner og prosedyrer, avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik, jf. Kommuneloven kap. 25.
•    Lede det strategiske plan- og utviklingsarbeidet. 
•    Videreutvikle, kvalitetssikre og tilpasse tjenestene til innbyggerens behov. 
•    Skape en effektiv og fleksibel organisasjon. 
•    Utarbeide eierskapsmelding, jf. Kommuneloven kap.26

Generell myndighet

I medhold av kommuneloven § 5-3, tredje ledd gir kommunestyret rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i saker som ikke er av prinsipiell betydning, innenfor rammene av kommuneloven eller annen lov.

Intern delegering

Med mindre særskilt bestemmelse er til hinder, kan rådmannen overlate til andre innen sin administrasjon å fatte avgjørelse på egne vegne. Intern delegering framgår av delegeringsreglementet.

Signaturrett 

Rådmannen tildeles myndighet til å undertegne på kommunens vegne, jfr. kommunelovens § 6-1 andre ledd. Signaturretten kan videre delegeres.

Anvisningsmyndighet 

Rådmannen har anvisningsmyndighet for drifts- og investeringsbudsjettet.

Kommunale krav

Rådmannen gis myndighet til å frafalle kommunal pant og vike prioritet, når dette ikke fører med seg vesentlig økning i tapsrisiko. Videre myndighet til å frafalle pant ved tvangssalg eller frivillig salg av eiendom, der det ikke oppnås full dekning for kommunens krav.

Økonomiske disponeringsfullmakter

Rådmannen økonomiske disponeringsfullmakter i drifts- og investeringsbudsjettene, og fullmakta til finansdisposisjoner, framgår av hhv. økonomireglementet og finansreglementet. Disponeringsfullmaktene kan videre delegeres.

Rettslig representasjon

Rådmannen har myndighet til å begjære påtale i alle saker som gjelder innbrudd, hærverk på kommunale eiendommer, og for øvrig i de tilfeller der hensynet til hurtig etterforskning krever rask påtale. Rådmannen har i sivile saker myndighet til å beslutte saksanlegg og bruk av rettsmidler på vegne av kommunen, i de tilfeller hvor utsettelse i påvente av avgjørelse fra formannskapet kan medføre fare for rettstap for kommunen. Slik beslutning skal straks forelegges formannskapet som tar endelig stilling til om beslutningen skal opprettholdes.
 

8.1 Enkeltvedtak og klage

Enkeltvedtak-definisjon

Enkeltvedtak er vedtak, som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer, kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse i saken til det forvaltningsorgan (klageinstansen) som er nærmest overordnet det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket (underinstansen).

Klageinstans av enkeltvedtak

Klagenemnda er opprettet av kommunestyret i medhold av forvaltningsloven § 28 annet ledd, og er delegert myndighet som klageinstans for enkeltvedtak som er truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven og der kommunestyret er klageinstans.  

Klage på enkeltvedtak fattet etter delegert myndighet

Klage på vedtak fattet av administrasjonen på bakgrunn av delegert myndighet, skal som hovedregel vurderes av det politiske organ som har delegert myndigheten. Ved klagebehandling skal klagen vurderes i samme fora som beslutningen er tatt på eller på høyere nivå.

Klage på enkeltvedtak fattet av formannskap, Utvalg for teknikk og miljø og Utvalg for helse, oppvekst og kultur 

Ved vurdering av klager på enkeltvedtak fattet av formannskapet, som skal avgjøres av klageinstans utenfor kommunen, er formannskapet underinstans for saker innenfor sitt ansvarsområde. Ved vurdering av klager på enkeltvedtak fattet av Utvalg for teknikk og miljø og Utvalg for helse, oppvekst og kultur som skal avgjøres av klageinstans utenfor kommunen, er Utvalg for teknikk og miljø og Utvalg for helse, oppvekst og kultur underinstans for saker innenfor sine respektive ansvarsområder.

Klagebehandling i et administrativt vertskommunesamarbeid

Når det i et administrativt vertskommunesamarbeid treffes vedtak som kan påklages etter forvaltningsloven § 28 første ledd, er klageinstansen den kommunen eller fylkeskommunen som har delegert myndigheten. Administrasjonen i vertskommunen er da underinstans etter forvaltningsloven § 33 andre ledd. Administrasjonen er også underinstans der det i lov er fastsatt at et statlig organ er klageinstans, jf. kommunelovens § 20-5.
Klageinstansen har ikke omgjøringsrett etter forvaltningsloven § 35 andre og tredje ledd. Statlige klageinstanser kan likevel oppheve vedtak som må anses som ugyldige.

Enkeltvedtak egne rettssubjekter

For enkeltvedtak som er truffet av egne rettssubjekter som har fått overført myndighet fra kommunen, er klageinstansen klagenemnda som er oppnevnt av det øverste organ i rettssubjektet.

8.2 Omgjøring av vedtak

Et overordnet organ kan av eget tiltak omgjøre et underordnet organs vedtak i samsvar med forvaltningsloven § 35. Omgjøringen av vedtaket må ikke være til skade for noen som vedtaket retter seg mot eller direkte tilgodeser.

Vedtaket kan også omgjøres dersom vedtaket ikke er kommet fram til vedkommende eller denne ikke er gjort kjent med, eller det må anses som ugyldig. Det organ som har avgjort saken, kan også selv gjøre om sitt vedtak innenfor de samme rammer.

Et vedtak kan også endres når det anses som ugyldig
 

Hjemmelen for folkevalgtes innsynsrett i saksdokumenter framgår av § 11-12 i kommuneloven. 

Kommunestyret har innsynsrett i alle kommunale saksdokumenter, med de begrensninger som følger av § 11-12. Andre folkevalgte organer har, med de samme begrensningene, rett til innsyn i alle saksdokumenter som omhandler de delene av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde.

Et folkevalgt organ kan bare få innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger, når det er nødvendig for behandlingen av en konkret sak, og forvaltningsloven § 13 b første ledd hjemler unntak for taushetsplikten.

Forvaltningsloven § 13 b førsle ledd lyder:

Taushetsplikt etter § 13 er ikke til hinder for:
1. at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter, 
2. at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll, 
3. at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker, 
4. at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen,
5. at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag
6. at forvaltningsorganet anmelder eller gir opplysninger (jfr. også nr. 5) om lovbrudd til påtalemyndigheten eller vedkommende kontrollmyndighet, når det finnes ønskelig av allmenne omsyn eller forfølgning av lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver,
7. at forvaltningsorganet gir et annet forvaltningsorgan opplysninger (samordning) som forutsatt i lov om Oppgaveregisteret, 8. at forvaltningsorganet gir et forvaltningsorgan i en annen EØS-stat-opplysninger som forutsatt i tjenesteloven”.

Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter som ikke gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger (etter første ledd), må et vedtak om å kreve innsyn treffes med minst tre stemmer eller med flertallet av de avgitte stemmene i organet. Hvis et folkevalgt organ ønsker å kreve innsyn i saksdokumenter som gir kunnskap om taushetsbelagte opplysninger (etter andre ledd), må et vedtak om å kreve innsyn treffes med flertallet av de avgitte stemmene i organet.

Innsynsrett etter denne paragrafen gjelder fra det tidspunktet saken som saksdokumentene tilhører, er sendt til behandling i det folkevalgte organet. For saker som blir avgjort av administrasjonen, kommunerådet eller fylkesrådet, gjelder innsynsretten fra det tidspunktet sakene er ferdigbehandlet.