Du skal kunne føle deg helt trygg på at dine personopplysninger behandles på en sikker måte i Melhus kommune.

Personvernerklæringen vår forteller hvordan vi samler inn og bruker disse i vårt lovpålagte, daglige arbeid. Den inneholder både generell informasjon, samt opplysninger rundt innsamling av data fra våre nettsider, www.melhus.kommune.no.

Formål med behandling av personopplysninger

Personopplysninger samles inn og behandles for at Melhus kommune skal være i stand til å utføre lovpålagte og andre oppgaver kommunen tilbyr, og for å kunne saksbehandle henvendelser vi får.

Informasjonssikkerhet

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for at alle personopplysningene dine er tilstrekkelig sikret. Vi har gode rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet, samt et omfattende internkontrollsystem.
Våre ansatte får kun tilgang til opplysningene om deg dersom det er nødvendig for at de skal utføre jobben sin. Dine personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi går jevnlig gjennom våre rutiner, slik at sikkerheten til enhver tid er så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp gjennom et eget avvikssystem.

Hvor hentes opplysningene fra?

Personopplysninger hentes primært fra personen selv. Ved behov hentes opplysninger også fra Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret og andre instanser som helsepersonell, arbeidsgivere, utdanningsinstitusjoner, pensjonsselskap eller andre offentlige myndigheter.

Dersom du henvender deg skriftlig til oss, ønsker vi å svare deg digitalt. . For å sikre at vi når frem til rett person, vil du i enkelte tilfeller bli bedt om å fylle inn fødselsnummer. Alle personopplysninger blir behandlet fortrolig og utelukkende i den aktuelle saksbehandlingen. Ditt fødselsnummer vil aldri vises på offentlige dokumenter.

Personvern og taushetsplikt

Ansatte i Melhus kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Behandlingsansvarlig

Rådmannen i Melhus kommune er behandlingsansvarlig, bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger som innhentes og er ansvarlig for at de behandles i tråd med gjeldende lover og forskrifter.

Personvernombud

Melhus har eget personvernombud som skal påse at kommunen behandler personopplysninger etter bestemmelsene i personopplysningsloven (se eget punkt om kontaktinformasjon).

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til oss for å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er hentet inn. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre, og du skal få svar innen 30 dager. Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med reglene.

Du kan kreve at feil blir rettet

I utgangspunktet skal vi selv oppdage og rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Oppdager du at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart.

Retten til å bli glemt

Personopplysninger skal slettes når behovet for behandlingen faller bort. Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet.  Vi gjør dette for deg når vi sitter på opplysninger som ikke lenger er nødvendige for at vi skal kunne utføre våre oppgaver. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting, er dette gratis.

Melhus kommunes nettsider

Vi innhenter vanlig besøksstatistikk på våre nettsider. Opplysningene benyttes kun i forbindelse med drift og videreutvikling av www.melhus.kommune.no.

E-post og skjema på internett

E-post innebærer noen sikkerhetsmessige svakheter. Vi har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll, som innebærer at mail vil kunne bli stoppet. Dersom du ikke mottar svar på din e-posthenvendelse innen rimelig tid, ta kontakt via andre kanaler. Kontaktinformasjon finner du på www.melhus.kommune.no.

Vær oppmerksom på at bruk av e-post og åpne skjema på nett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger via disse kanalene.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil vi normalt vise til, eller legge ved denne, når vi kontakter den innklagede parten. Du kan be om at vi ikke oppgir hvem du er, men det skal svært mye til å nekte en part innsyn i en sak dersom det bes om det. Melhus kommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til Melhus kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post. Vi håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Disse er unntatt fra innsyn. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.

Oversikt over personopplysninger

Vi har oversikt over alle våre fagsystem som inneholder personopplysninger. Dette gjør det mulig for deg som enkeltperson å sjekke hvordan dine opplysninger blir behandlet, slik at du kan ivareta dine rettigheter. 

Utlevering av opplysninger til tredjepart

Relevante personopplysninger kan utleveres til tredjeparter som Melhus kommune samarbeider med, for at vi skal kunne utføre pålagte oppgaver og tjenester. Dersom det foreligger lovbestemt opplysningsplikt overfor andre, vil de etterspurte personopplysningene bli overlevert i henhold til myndighetenes krav.

Vi ønsker i stadig større grad å kommunisere digitalt med våre innbyggere. Vi benytter per i dag SvarUT for utgående, elektronisk post. Løsningen er knyttet opp mot Altinn og ID-porten, og er godkjent for forsendelser med personsensitivt innhold.

 

Kontaktinformasjon til behandlingsansvarlig og personvernombud

Spørsmål om personvern?

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger, ber vi deg ta kontakt med oss.
Se www.melhus.kommune.no for kontaktinformasjon.