– Målet med alle utskiftningene er en enklere hverdag for de som skal bruke systemene. Da kan de bruke mindre tid på administrative oppgaver og mer tid på arbeid som kommer innbyggerne våre til gode, sier rådmann Katrine Lereggen i Melhus kommune.
Sak- og arkivsystem
Når du får brev fra kommunen, er det skrevet i sak- arkivsystemet, og når du sender brev eller e-post til kommunen, blir dette lagret i samme system. Kommunen er, som andre offentlige virksomheter, pliktig til å lagre all korrespondanse som går inn og ut. Systemet brukes også til å skrive saker som skal behandles politisk.
– Dagens system har vært i bruk siden 1999, og vi gleder oss til å ta i bruk en ny og moderne løsning, sier Lereggen.
Det nye saksbehandlingssystemet vil bli tatt i bruk før sommeren, og vil gjøre arbeidet enklere for saksbehandlere og ledere. Blant annet får vi funksjonalitet for arkivering fra Teams og Outlook, og e-byggesak vil ligge i samme systemet.
Dokumenter til politisk møtekalender på kommunens nettsider og ut til politikerne vil også kunne gjøres i den nye møte- og utvalgsmodulen.
Med nytt system kommer også en ny publikumsløsning på kommunens nettsider. Løsningen vil gjøre det enklere å søke i postlisten, samt finne politiske møtedatoer og tilhørende møtedokumenter.
Pasientjournalsystem
Dagens pasientjournalsystem har vært i bruk siden 2004 og er ikke i stand å håndtere fremtidige utfordringer i kommunalt helsevesenet.
– Ved å innføre Helseplattformen som kommunens elektroniske pasientjournal, skal vi få et system som muliggjør en sømløs opplevelse i kontakt med hele helsevesenet, for både innbyggere og ansatte i kommunen, sier Lereggen.
Dagens system består av mange forskjellige programvarer som ikke utveksler data på tvers av kommunegrenser på en god måte. Med Helseplattformen får alle som gir helsetjenester og har tjenstlig behov, tilgang til opplysninger uten at det er nødvendig å sende dedikerte meldinger.
Den nye løsningen vil gi bedre pasientsikkerhet, enklere innsyn og vil på sikt frigjøre viktige ressurser. Arbeidet med forberedelse til nytt helsejournalsystem har allerede pågått i mange måneder, men selve innføringen vil skje i våren 2024.
Økonomi- og styringssystem
Vi skal ta i bruk en mer helhetlig løsning for økonomi- og virksomhetsstyring, som gir ansatte, innbyggere og politikere bedre innsyn i planer og prioriteringer, samt større mulighet for påvirkning.
Kommunen bruker i dag tre ulike systemer i budsjettprosessen, i tillegg til et eget styringssystem og personalsystem.
– Overgang til nye løsninger vil gjøre alt dette arbeidet enklere. For innbyggere og politikere har de nye løsningene en funksjonalitet som gir bedre innsyn i planer og prioriteringer, og dermed større mulighet for påvirkning, sier Lereggen.
Færre systemer vil gi bedre sammenheng og gjøre det enklere å hente ut informasjon og gjennomføre arbeid knyttet til økonomi og lønn. Dette vil gi ledere bedre økonomisk oversikt, og dermed bedre grunnlag for rapportering.
KOSTRA-tall er integrert i løsningen, slik at både ledere og politikere enkelt kan sammenligne interessante tall med andre kommuner.
– Store endringer er krevende
– Selv om vi er nøye med å velge systemer med gode brukergrensesnitt, vil overgang til nye systemer alltid kreve en viss opplæring og endring i måten vi jobber på. Systemene beskrevet ovenfor er store, komplekse systemer, som løser mange av kommunens største og mest grunnleggende oppgaver. Det innebærer at de vil kreve noe mer opplæring enn små, enkle løsninger. Det er mange av de samme ansatte som blir berørt av alle tre utskiftingene, og det betyr at 2023 blir et krevende år for kommunen. Nye, moderne systemer er også laget slik at vi ikke lenger kan bruke de vante arbeidsmetodene, men må tenke og jobbe annerledes, sier Lereggen.
Overgang til nye systemer, nye måter å jobbe på og endring i gamle rutiner kan i overgangsfasen føre til feil. For eksempel kan det skje at møtepapirer til et politisk møte eller brev blir forsinket. Feilføringer eller feilfaktureringer kan også skje.
– Vi setter inn egne tiltak i hvert prosjekt for å unngå slike feil. Vi ber likevel om forståelse for at feil kan skje i overgangsperioden. Skulle det hende, har vi planer for å rette opp igjen feilene så fort som mulig, sier Lereggen.