Folkevalgtes arbeidsvilkår

"Forskrift folkevalgtes arbeidsvilkår Melhus kommune" ble fastsatt av kommunestyret i Melhus kommune 26.09.2023 vedtak 62/2023 med hjemmel i lov 22. juni
2018 nr.83 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) §§ 8-3, 8-4, 8-6 og 8-10.

§1 Formål

Forskriften omhandler arbeidsgodtgjøring, dekning av økonomiske tap og påførte utgifter. Forskriften gjelder for de folkevalgte i Melhus kommune.

Ansatte i Melhus kommune som i kraft av sin stilling deltar i folkevalgte organ, godtgjøres ikke etter dette reglementet.

Forskrift for godtgjøring vedtas av det sittende kommunestyret i Melhus kommune det året det avholdes valg til kommunestyre og fylkesting.

§ 2 Generelle bestemmelser

All godtgjøring beregnes nivåmessig ut fra 100 % av stortingsrepresentantens faste årsgodtgjøring, bortsett fra godtgjøring til varaordfører (75 % av stortingsrepresentants faste årsgodtgjøring) og fast godtgjøring til formannskapets medlemmer (75 % av stortingsrepresentants faste årsgodtgjøring). Godtgjøringen endres automatisk ved endring av stortingsrepresentantenes godtgjøring.

Folkevalgte med stillingsressurs og møtegodtgjøring får sin godtgjøring utbetalt en gang pr måned. Folkevalgte med stillingsressurs får sin godtgjøring utbetalt som lønn med
feriepenger. Samlet godtgjøring skal ikke for noen overstige
100 % av ordførerens godtgjøring.

Det er fullt mulig å frasi seg hele eller deler av frikjøp og møtegodtgjøring. Frasigelse regnes som en mindreutgift for kommunen, og medfører ikke rettigheter utover de ordinære
bestemmelsene i reglementet.

Ved tjenestefrihet trekkes den faste godtgjøringen forholdsmessig for den tid tjenestefriheten varer. Ved endelig uttreden stoppes utbetalingen av den faste godtgjøringen.
Folkevalgt i 20 % stilling skal være tilgjengelig en fast dag i uka.

§ 3 Folkevalgtes rettigheter og plikter

Folkevalgte behandles etter reglene for frilansere i Folketrygdloven. Melhus kommune skal sikre folkevalgtes rettigheter knyttet til sykepenger, forsikring, permisjon og pensjon.

Godtgjørelse fra og med 20 % stillingsstørrelse er pensjonsgivende. Ved godtgjørelse under 20 % stillingsstørrelse kan kommunen treffe avtale om å opprettholde etablerte pensjonsforhold mot å refundere premie til arbeidsgiver. Folkevalgt som har stillingsandel fra og med 20 %, skal meldes inn i KLPs pensjonsordning for folkevalgte fra det tidspunkt de trer inn i ombudet. Alternativt kan det inngås avtale om videreføring av tidligere etablert
tjenestepensjonsforhold.

§ 4 Fravær og ferie

Sykefravær meldes til ordfører og sekretariat første fraværsdag om mulig. Melhus kommune dekker godtgjørelse de 16 første dagene av et sykefravær. Folkevalgte som blir sykemeldt
utover dette, må kontakte NAV for å få utbetalt kompensasjon direkte. NAV dekker kun sykepenger opp til 6 G. Melhus kommune dekker et eventuelt tap av pensjonsgivende inntekt
utover dette. Sykepenger utbetales i 52 uker jf. gjeldende regler for kommunalt ansatt. Ferie avtales med ordfører og meldes til sekretariatet. Annet fravær må avklares med ordfører og meldes sekretariatet. Ved planlagt fravær fra formannskapsmøter, herunder ferie eller annet arbeid, trekkes 1/24 del av årsgodtgjørelsen. Ved endelig uttreden stoppes
utbetalingen av den faste godtgjøringen. Ved fravær uten arbeidsgiverperiode, for eksempel foreldrepenger, svangerskapspenger og pleiepenger utbetaler NAV fra første dag. Det ikke utbetales feriepenger av godtgjøring, jf. § 10 i lov om ferie.

§ 5 Forsikring og permisjon

Folkevalgte med stillingsressurs fra og med 20 % meldes inn i KLPs pensjonsordning. Disse er samtidig dekket av gruppelivs- og ulykkes/yrkesskadeforsikringen.

Folkevalgte med stillingsressurs som faller utenfor pensjonsordningen, skal etter særskilte regler sikres at de ikke taper pensjonsrettigheter i sitt arbeidsforhold som følge av
kommunale verv.

Under svangerskapspermisjon, omsorgspermisjon, fødselspermisjon, foreldrepermisjon og permisjon ved barnepassers sykdom, har representantene rett til å beholde godtgjørelsen etter tilsvarende regler for tilsatte i kommunen etter arbeidsmiljølovens kapittel 12, folketrygdloven kapittel 14 og reglene i Hovedtariffavtalen i kommunen om permisjon med lønn ved svangerskap, fødsel, adopsjon, amming og barns og barnepassers sykdom.

§ 6 Ettergodtgjøring

Ordfører og varaordfører gis ved avslutning av vervet etterlønn i inntil 3 måneder. Etterlønn bortfaller ved inntreden i ny stilling.

§7 Frikjøp av ordfører og varaordfører

a) Ordfører

Ordføreren arbeider med kommunens saker i 100 % stilling.

Ordføreren ytes en fast årsgodtgjøring som er 100 % stortingsrepresentantenes faste årsgodtgjøring.

Godtgjøringen dekker alle oppdrag som ligger til utøvelsen av vervet som ordfører og verv i kommunale organer. Ordfører mottar ingen ytterligere møtegodtgjøring. Ordfører tilstås
feriegodtgjørelse etter reglene for ansatte.

b) Varaordfører

Varaordføreren arbeider med kommunens saker i
100 % stilling.

Varaordføreren ytes en fast årsgodtgjøring som er 75 % stortingsrepresentantenes faste årsgodtgjøring. Godtgjøringen dekker alle oppdrag som ligger til utøvelsen av vervet som
varaordfører. Varaordfører mottar ingen ytterligere møtegodtgjøring.

Varaordfører tilstås feriegodtgjørelse etter reglene for ansatte.

Varaordfører kan søke seg ned i stillingsandel om varaordfører ser det formålstjenlig.

Varaordfører fungerer også som posisjonsleder.

c) Telefongodtgjøring

Ordføreren og varaordføreren har kommunenes telefonordning som for rådmannen og enhetsledere.

§8 Frikjøp av andre folkevalgte

Det gis møtegodtgjøring til alle møtende representanter i kommunestyre, hovedutvalg og andre utvalg (unntatt ordfører og varaordfører).

Medlemmer av formannskap og lederne og hovedutvalgene som har fast godtgjøring gis ikke møtegodtgjøring i nevnte utvalg.

a) Kommunestyrerepresentanter

Møtegodtgjørelse tilstås kommunestyremedlemmer, medlemmer inklusive leder i alle
styrer/råd/ utvalg/nemnder som er valgt/oppnevnt/godkjent av kommunestyre, etter følgende satser: 2,00 promille av 100 % stortingsrepresentants lønn, per møte.

b) Gruppeledere i kommunestyret

Gruppeledere tilstås en fast godtgjørelse på 2 % av godtgjøring av 75 % av stortingsrepresentantenes lønn. En gruppe består av 2 eller flere representanter.

c) Fellesgruppeldere

Fellesgruppeleder for mindretallet tilstås totalt 10 % godtgjørelse, av godtgjøring av 75 % av
stortingsrepresentantenes lønn.

d) Formannskapets medlemmer

Formannskapets medlemmer har 20 % stillingsstørrelse med godtgjøring av 75 % av stortingsrepresentantenes lønn.

Godtgjørelsen ovenfor dekker formannskapsmøter og formannskapsrelatert arbeid tilsvarende en dag pr. uke.

Formannskapsmedlemmer avtaler selv med sin arbeidsgiver nødvendig fristillelse i fra sin stilling for å utføre arbeidet.

Varamedlemmer som møter i formannskapet tilstås en møtegodtgjørelse tilsvarende 2,0 promille av 100 % av stortingsrepresentantenes lønn. pr. møtedag.

e) Leder hovedutvalg

Ledere av hovedutvalg utvalg gis fast årlig godtgjøring på 15 % godtgjøring av 75 % av stortingsrepresentantenes lønn.

Godtgjørelsen ovenfor dekker møter og utvalgsrelatert arbeid tilsvarende en dag pr. uke.

Utvalgsleder avtaler selv med sin arbeidsgiver nødvendig fristillelse i fra sin stilling for å utføre arbeidet.

f) Nestleder hovedutvalg

Nestledere i hovedutvalgene tilstås en fast årlig godtgjørelse på 2 % av 75 % av stortingsrepresentantenes lønn. Det utbetales ikke møtegodtgjørelse.

g) Medlemmer av hovedutvalg

Møtegodtgjørelse tilstås utvalgsmedlemmer etter følgende satser: 2,00 promille av 100 % stortingsrepresentants lønn,
per møte.

h) Andre faste utvalg

Leder i eldreråd og råd for personer med nedsatt funksjonsevne gis årlig fast godtgjørelse med 1,5 % av 75 % stortingsrepresentants lønn.

Møtegodtgjørelse tilstås medlemmer etter følgende satser: 1,50 promille av 100 % stortingsrepresentants lønn, per møte.

Tapt arbeidsfortjeneste kommer i tillegg. Kommunalt ansatte får fri med lønn.

i) Kontrollutvalget

Leder i kontrollutvalget gis årlig fast godtgjørelse med 5,0 % godtgjøring av 75 % stortingsrepresentants lønn.

Godtgjøring til ordinære medlemmer settes 2,00 promille av 100 % stortingsrepresentants lønn, per møte.

j) Andre utvalg, komiteer og styrer

Leder av slike gis årlig fast godtgjørelse med 1,5 % av 75 % stortingsrepresentants lønn.

Medlemmer gis en møtegodtgjøring på 1,00 promille av 100 % stortingsrepresentants lønn, per møte.

k) Stedfortreder ved fravær

Ved langvarig fravær ved f.eks sjukdom for ordfører eller andre med fast godtgjøring (f.eks nestleder som må gå inn som leder) kan stedfortreder tilstås samme godtgjøring som den en
er stedfortreder for. Formannskapet avgjør slike saker.

Sekretærene i det enkelte utvalg er ansvarlig for å rapportere hvem som har rett til møtegodtgjøring pr. møte. Oppgaven må sendes så raskt som mulig etter den enkelte måneds
oppsatte møter for å komme til utbetaling påfølgende måned.

Representantene må selv så raskt som mulig etter den enkelte måneds oppsatte møter fylle ut og levere inn skjema med krav om dekning av reiseutgifter og erstatning for tap av
arbeidsinntekt.

§ 9 Erstatning i tap av inntekt/omsorgsgodtgjørelse

For medlemmer av styrer/råd/utvalg/nemnder (herunder kommunestyret, formannskap, utvalg m.m.) som har direkte tap av arbeidsfortjeneste, eller utgifter til stedfortreder ved deltakelse i kommunale møter, ytes godtgjørelse fra det tidspunkt vedkommende må forlate arbeidsplassen. Eventuell tapt arbeidsfortjeneste skal godtgjøres etter gjeldende satser:

• Erstatning for tap i ordinær arbeidsinntekt er pr. i dag inntil kr. 1 000,- pr. dag, uten legitimasjon.
• Dersom erstatningskravet legitimeres, ytes inntil kr. 5 000,- pr. dag. som full dag regnes 7,5 timer eller mer. Ved lavere fravær avkortes godtgjøringene tilsvarende.
  

Det betales ikke tapt arbeidsfortjeneste og vikar for samme periode eller noen annen form for dobbelt godtgjøring.

Etter dokumentasjon ytes godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste eller utgifter til stedfortreder. Som stedfortreder kan ikke benyttes ektefelle eller barn under 16 år.

Som dokumentasjon nyttes for selvstendig næringsdrivende attest fra ligningsmyndighetene med opplysning om netto næringsinntekt pr. år. Dagslønn beregnes ut i fra 230 arbeidsdager pr. år. For lønnstakere attest fra arbeidsgiver om trekkbeløpets størrelse pr. møtedag.

For representanter som måtte ønske det, kan det inngås avtale med arbeidsgiver om utbetaling av vanlig lønn, mot at arbeidsgiver sender refusjonskrav til kommunen.

Godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste begrenses oppad til ordførers godtgjøring.

Krav om godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste skal leveres senest ved slutten av hvert kvartal.

§ 10 Utlegg

For medlemmer av styrer/råd/utvalg/nemnder som har omsorg eller tilsynsforpliktelser, ytes godtgjørelse etter følgende retningslinjer:

a) Til enslige som:

• forsørger barn under 12 år
• forsørger barn med funksjonshemming
• har ansvar for eldre eller syke hjemmeværende som trenger tilsyn/pleie kan det ved deltakelse i kommunale møter dekkes dokumenterte utgifter

b) Til ektefeller/samboere gis godtgjørelse på samme vilkår som pkt. a) når begge deltar i kommunale møter på samme tid, eller når møtet berammes i den andre ektefelles arbeidstid.

c) Rådmannen gis likevel adgang til å inngå avtale om refusjon av tapt arbeidsfortjeneste dersom ektefelle/samboer må ta fri fra arbeide for pass av egne barn. Godtgjørelse i h.h.t. pkt. a og b tilstås ikke dersom tilsyn eller barnepass utføres av ektefelle eller søsken.

Det ytes skyssgodtgjørelse etter statens satser for utgifter ved kjøring til møter innkalt av Melhus kommune. Regninger for skyssgodtgjørelse skal leveres senest ved slutten av hvert kvartal.

§ 11 Fortolkninger

Myndighet til å avgjøre legitimasjon- og fortolkningsspørsmål legges til rådmannen.

§ 12 Klagesaker

Administrasjonen behandler klagesaker vedrørende tolking av reglementet og innstiller overfor formannskapet som avgjør.

§ 13 Evaluering og ikrafttreden

Kommunestyret gjør vedtak om reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår, også endringer. Justeringer av økonomiske satser i samsvar med stortingsrepresentantenes lønn foretas av
rådmannen.

Forskriften trer i kraft fra 17.10.2023 etter konstituering av nytt kommunestyret.