Informasjonssikkerhet
Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Melhus kommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette. Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene om deg. Videre sikrer vi at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette. Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste. Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke fungerer etter hensikten, følges dette grundig opp.

Personvern og taushetsplikt
Ansatte i Melhus kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til innsyn
Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager. Personopplysninger skal slettes når behovet for behandlingen faller bort og sletting kan foretas i medhold av arkivlovgivningen. Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med reglene.

Du kan kreve at feil blir rettet
I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart. Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis
Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Melhus kommunes internettsider
Melhus kommune innhenter vanlig besøksstatistikk for sine nettsider. Opplysningene benyttes kun i forbindelse med drift og videreutvikling av Melhus kommunes nettsider.

E-post og skjema på internett
Det er sikkerhetsmessige svakheter ved bruk av e-post. Melhus kommune har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll av e-post. Det betyr at din e-post vil kunne bli stoppet automatisk. Dersom du ikke mottar svar på din e-posthenvendelse innen rimelig tid, ta kontakt for eksempel på telefon. Kontaktinfo finner du på vår webside: www.melhus.kommune.no. Vår e-postadresse postmottak@melhus.kommune.no kan benyttes til enkle spørsmål og henvendelser. Vær oppmerksom på at bruk av e-post og åpne skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.

Partsinnsyn etter forvaltningsloven
Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil Melhus kommune normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når Melhus kommune tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at Melhus kommune ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til å nekte en part innsyn i saken dersom han ber om det. Melhus kommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Pressens og allmennhetens innsyn etter offentlighetsloven
Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til Melhus kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post. Melhus kommune håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten. Interne dokumenter kan også unntas offentligheten.


Oversikt over personopplysninger
Melhus kommune har oversikt over alle fagsystem som inneholder personopplysninger. Alle slike løsninger er meldt inn og/eller søkt konsesjon for hos Datatilsynet, i det såkalte ”Meldesystemet”.  Se www.datatilsynet.no. Meldesystemet sørger for en åpenhet rundt behandlingen av person-opplysninger i virksomheter. Systemet gjør det mulig for deg som enkeltperson å sjekke hvordan dine personopplysninger blir behandlet, slik at du kan ivareta dine rettigheter.

Videreformidling
Vi skal ikke selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Spørsmål om personvern?
Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt med oss. Se vår kontaktinformasjon her.